FUNGSI PERENCANAAN RUMAH SAKIT

FUNGSI PERENCANAAN RUMAH SAKIT

A.    Pengertian

Perencanaan merupakan proses yang menyangkut upaya yang dilakukan untuk mengantisipasi kecenderungan di masa yang akan datang dan penentuan strategi dan taktik yang tepat  untuk mewujudkan target dan tujuan suatu organisasi. Ada dua alasan mengapa perencanaan diperlukan yaitu untuk mencapai “Protective bennefits” yaitu merupakan hasil dari pengurangan kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pembuatan keputusan dan “Positive benefit” yaitu untuk peningkatan pencapaian tujuan organisasi.

Fungsi perencanaan di bidang kesehatan adalah proses untuk merumuskan masalah-masalah kesehatan di masyarakat, menentukan kebutuhan dan sumber daya yang tersedia, menetapkan tujuan program yang paling pokok, dan menyusun langkah-langkah untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Perencanaan merupakan fungsi yang penting karena akan menentukan fungsi-fungsi manajemen yang lainnya dan merupakan landasan dasar dari fungsi manajemen secara keseluruhan. Perencanaan manajerial akan memberikan pola pandang secara menyeluruh terhadap semua pekerjaan yang akan dijalankan, siapa yang akan melakukan dan kapan akan dilakukan. Perencanaan merupakan tuntutan terhadap proses pencapaian tujuan secara efektif dan efisien.

B.     Manfaat Perencanaan Rumah Sakit

Melalui perencanaan program di rumah sakit akan dapat diketahui:

1.      Tujuan program di rumah sakit dan bagaimana cara mencapainya.

2.      Jenis dan kegiatan yang akan dilaksanakan untuk mencapai tujuan tersebut.

3.      Struktur organisasi rumah sakit yang dibutuhkan.

4.      Jumlah dan jenis kualifikasi staf yang diinginkan, dan uraian tugasnya.

5.      Sejauh mana efektifitas kepemimpinan di rumah sakit.

6.      Komunikasi serta bentuk dan standar pengawasan yang perlu dikembangkan oleh manajer dan perlu dilaksanakan.

C.    Keuntungan dan Kerugian Perencanaan Rumah Sakit

1.      Keuntungan:

• Aktifitas di rumah sakit lebih terarah untuk mencapai tujuan.
• Mengurangi atau menghilangkan jenis pekerjaan yang tidak produktif.
• Alat pengukur hasil kegiatan yang dicapai.
• Memberikan landasan pokok fungsi manajemen lainnya yaitu fungsi pengawasan.

2.      Kerugian:

• Keterbatasan dalam ketepatan informasi dan fakta-fakta tentang masa yang akan datang.
• Memerlukan biaya yang cukup besar.
• Hambatan psikologis.
• Menghambat timbulnya inisiatif.
• Terhambatnya tindakan yang perlu diambil.

D.    Langkah-langkah Perencanaan Rumah Sakit:

1. Analisis Situasi

Tujuannya adalah untuk mengumpulkan data atau fakta. Analisis situasi ini melibatkan beberapa aspek ilmu yaitu:

·         Epidemiologi (distribusi penyakit dan determinannya) yakni kelompok penduduk sasaran (who) yang menderita kejadian tersebut, dimana, kapan masalah tersebut terjadi. Misalnya: data jenis penyakit yang dapat dicegah dari imunisasi.

·         Antropologi (aspek budaya dan perilaku sehat, sakit masyarakat)

·         Demografi (angka-angka vital statistik). Misalnya: berdasarkan kelompok umur, jumlah kelahiran dan kematian dan sebagainya.

·         Statistik (mengolah dan mempresentasikan data).

·         Ekonomi (pembiayaan kesehatan) meliputi pendapatan, tingkat pendidikan, norma sosial, dan sistem kepercayaan masyarakat.

·         Geografis yaitu meliputi semua informasi karakteristik wilayah yang dapat mempengaruhi masalah tersebut.

·         Organisasi pelayanan meliputi motivasi kerja staf dan kader, keterampilan, persediaan vaksin dan sebagainya.

Jenis informasi yang diperlukan untuk perencanaan adalah:

·         Penyakit dan kejadian sakit di wilayah kerja.

·         Data kependudukan.

·         Jenis dan organisasi pelayanan kesehatan yang tersedia.

·         Keadaan lingkungan dan aspek geografisnya.

·         Sarana dan sumber daya penunjang.

Pengumpulan data dapat dilakukan secara langsung dan tidak langsung, yaitu:

·         Mendengarkan keluhan masyarakat di lapangan.

·         Membahas masalah-masalah kesehatan dengan tokoh-tokoh formal dan informal masyarakat.

·         Membahas masalah-masalah bersama petugas lapangan kesehatan.

·         Membaca laporan kegiatan program kesehatan.

·         Mempelajari peta wilayah, sensus penduduk, laporan khusus, hasil suatu survei, juklak program, laporan tahunan.

Masalah kesehatan tersebut meliputi:

·         Masalah penyakit (medis), intervensi medis yaitu diagnosa penyakit, pengobatan dan tindak lanjut.

·         Masalah kesehatan masyarakat (Public health), surveilen, analisis epidemiologi, intervensi yaitu promosi kesehatan, perlindungan spesifik atau imunisasi dan deteksi dini.

2. Mengidentifikasi Masalah

       Masalah dapat dibagi dalam tiga kategori yaitu masalah tentang penyakit, masalah manajemen pelayanan kesehatan (masalah program), dan masalah perilaku, sikap dan pengetahuan masyarakat. Contoh masalah program adalah sebagai berikut:

ü  Masalah input, jumlah staf kurang, keterampilan dan motivasi kerja rendah, peralatan kurang memadai, jenis obat yang tersedia tidak sesuai.

ü  Masalah proses, terkait dengan fungsi manajemen (POAC) yaitu kurang jelas tujuan program, kurang jelas rumusan masalah program (Planning), pembagian tugas tidak jelas (Organizing), kepemimpinan kurang (Actuating), pengawasan atau supervisi lemah (Controlling).

Contoh masalah manajemen pelayanan kesehatan antara lain tingginya jumlah anak yang menderita diare, air minum yang terkontaminasi air limbah, kebutuhan masyarakat akan penyuluhan kesehatan, banyaknya tumpukan sampah di sepanjang jalan umum, pemilikan jamban keluarga yang masih rendah, kurangnya persediaan oralit di Posyandu dan tervatasnya jumlah staf yang mampu melakukan deteksi dini diare. Yang menjadi prioritas atau masalah utama adalah tingginya jumlah anak yang menderita diare.

3.      Penentuan Tujuan Program

Kriteria penentuan tujuan program:

• Tujuan adalah hasil yang diinginkan (tolok ukur keberhasilan kegiatan).
• Tujuan harus sesuai dengan masalah, bisa dicapai, bisa diukur, bisa dilihat hasilnya.
• Tujuan penting untuk membuat perencanaan dan mengevaluasi hasilnya.
• Target operasional berhubungan dengan waktu.
• Tetapkan kegiatan program untuk mencapai tujuan.
• Tetapkan masalah dan faktor-faktor penghambat sebelum tujuan dan target operasional ditetapkan.

4.      Mengkaji Hambatan Dan Kelemahan Program

Sebelum menentukan tolak ukur, perlu dipelajari hambatan-hambatan program kesehatan yang pernah dialami atau diperkirakan baik yang bersumber dari masyarakat, lingkungan, Puskesmas maupun dari sektor lainnya.

Hambatan program dalam manajemen rumah sakit antara lain:

• Hambatan pada sumber daya yaitu meliputi motivasi yang rendah pada staf pelaksana, partisipasi masyarakat yang rendah, peralatan tidak lengkap, informasi tidak valid, dana yang kurang dan yang waktu kurang.
• Hambatan pada lingkungan yaitu meliputi geografis (jalan rusak), iklim, tingkat pendidikan rendah, sikap dan budaya masyarakat (mitos, tabu, salah persepsi) serta perilaku masyarakat yang kurang partisipatif.

Langkah-langkah yang perlu dilakukan adalah membuat daftar hambatan dan kendala program kemudaian mengeliminasi, memodifikasi, serta mengurangi yang tidak bisa dilakukan dan menyesuaikannya dengan tujuan operasional kegiatan program.

5. Membuat Rencana Kerja Operasional

Dengan Rencana Kerja Operasional (RKO) akan memudahkan pimpinan mengetahui sumber daya yang dibutuhkan dan sebagai alat pemantau. Pembahasan rencana kerja operasional meliputi:

ü  Mengapa kegiatan ini penting dilaksanakan?

ü  Apa yang akan dicapai?

ü  Bagaimana cara mengerjakannya?

ü  Siapa yang akan mengerjakan dan siapa sasaran kegiatannya?

ü  Sumber daya pendukung?

ü  Dimana kegiatan akan dilaksanakan?

ü  Kapan kegiatan ini akan dikerjakan?