Kamis, 11 Februari 2016

Materi Customer Service Tentang Kepribadian

BAB I
PENDAHULUAN

A.     Latar Belakang
Dalam dunia pekerjaan pelayanan yang diberikan seorang petugas sangatlah penting dalam mendukung berjalannnya pelayanan yang optimal terhadap pelanggan/konsumen. Dengan adanya pelayanan prima akan memberikan kepuasan kepada pelanggan dalam rangaka memenuhi keinginan dan kebutuhan pelanggan. Dalam pelayanan, kepribadian petugas sangat berperan penting dalam pelayanan, jika kepribadian petugasnya baik, maka ini dapat menjadi faktor utama sebagai pendukung pelayanan yang baik dan prima, sehingga para pelanggan akan merasa senang dan puas terhadap pelayanan petugas yang optimal tersebut.
Maka dari itu, dalam penulisan makalah ini, akan dibahas masalah faktor-faktor pendukung kepribadian pelayanan prima, ditujukan agar pembaca akan memahami bagaimana cara agar kepribadian terbentuk dengan baik untuk mencapai pelayanan yang optimal terhadap pelanggan.

B.     Rumusan Masalah
1.      Apa yang dimaksud kepribadian?
2.      Apa pengertian pelayanan prima?
3.      Apa saja faktor yang mempengaruhi kepribadian?
4.      Apa kepribadian yang dapat mempengaruhi pelayanan prima?

C.     Tujuan
1.      Untuk mengetahui pengertian kepribadian dan pelayanan prima.
2.      Untuk mengetahui faktor-faktor yang mempengaruhi pelayanan prima, dan untuk memahami kepribadian yang dapat mempengaruhi pelayanan prima.
3.      Untuk mengetahui peran kepribadian dalam mewujudkan pelayanan prima.


BAB II
PEMBAHASAN

A.     Pengertian Kepribadian
Heldebrand (1988:25) mendefinisikan kepribadian sebagai gabungan kualitas, kebiasaan, dan reaksi yang terbentuk atas dasar kesadaran kita. Kepribadian dikenal sebagai sesuatu yang baik atau tidak baik dalam hal kelazimannya dan direspons secara positif atau negatif oleh mereka yang melakukan kontak dengan kita. Sementara itu, Hamalik (1993:34) mengatakan bahwa kepribadian adalah suatu sistem semua tingkah laku seseorang yang unik, terintegrasi, dan terorganisasi.
Pengertian kepribadian Menurut Allport (seorang ahli Psikologi), kepribadian adalah organisasi yang dinamis dari sistem psiko-fisik yang unik (khas) pada diri individu yang turut menentukan cara-cara penyesuaian diirinya dengan lingkungan.
Kepribadian adalah semua corak perilaku dan kebiasaan individu yang terhimpun dalam dirinya dan digunakan untuk bereaksi serta menyesuaikan diri terhadap segala rangsangan baik dari luar maupun dari dalam. Corak perilaku dan kebiasaan ini merupakan kesatuan fungsional yang khas pada seseorang.
Kepribadian adalah penampilan dan tingkah laku (cara bicara, cara berjalan, dll) yang menggambarkan perilaku (pengetahuan, sikap, dan ketrampilan, beauty and behavior) seseorang yang dapat diamati secara langsung maupun tak langsung, yang dapat diamati secara langsung maupun tak langsung, yang dapat dijadikan sebagai tolok ukur kualitas diri yang bersangkutan.
Menurut departemen kesehatan:
Kepribadian adalah semua corak perilaku dan kebiasaan individu yang terhimpun dalam dirinya dan digunakan untuk bereaksi serta menyesuaikan diri terhadap segala rangsangan baik dari luar maupun dari dalam. Corak perilaku dan kebiasaan ini merupakan kesatuan fungsional yang khas pada seseorang. Perkembangan kepribadian tersebut bersifat dinamis, artinya selama individu masih bertambah pengetahuannya dan mau belajar serta menambah pengalaman dan keterampilan, mereka akan semakin matang dan mantap kepribadiannya.
Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa kepribadian merupakan bawaan dari setiap individu sejak lahir (kejiwaan, dan fisik), dan kepribadian dapat berubah seiring pertumbuhan seseorang. Dimana seseorang tersebut dalam perjalanan hidupnya akan menerima rangsangan baik dari luar maupun dari dalam, dan orang tersebut akan menanggapi rangsang itu dan kemungkinan akan berpengaruh pada sikapnya.

B.     Pengertian Pelayanan Prima
Pelayanan Prima/excelent service  adalah  suatu sikap atau cara  karyawan dalam melayani pelanggan secara memuaskan.
  • Pelayanan : suatu usaha membantu menyiapkan apa yang diperlukanorang lain.
  • Prima : terbaik, bermutu, bermanfaat.
  • Pelayanan Prima : Pelayanan terbaik yang diberikan sesuai standar mutu yang memuaskan dan sesuai harapan atau melebihi harapan.
Empat unsur pokok dalam pelayanan prima yaitu kecepatan, ketepatan, karamahan dan kenyamanan.
Pelayanan prima dikembangkan berdasarkan konsep A3, yaituAttitude (sikap), attention (perhatian) dan action (tindakan).
a.       Konsep Attitude (Sikap)
Calon pembeli/pelanggan selalu mengharapkan sikap dan perilaku yang baik dan menyenangkan dari pelayan/petugas yang ada di toko/perusahaan sehingga kepuasan pembeli terpenuhi serta kemungkinan besar pengalamannya disampaikan kepada orang lain, yang akhirnya menjadi promosi gratis bagi perusahaan. Pelayanan berdasarkan attitude (sikap) terdiri dari beberapa bentuk, antara lain seperti berikut ini.
v  Pelayanan pelanggan dengan penampilan serasi
Hal-hal yang dapat mendukung penampilan serasi
ü  Penampilan serasi dengan cara berhias
ü  Penampilan serasi dengan cara berbusana
ü  Penampilan serasi dengan ekspresi wajah
v  Pelayanan dengan berpikir positif
Cara berpikir positif dalam melayani pembeli
ü  Tidak mencari atau memanfaatkan kelemahan pembeli
ü  Tidak bersikap apriori terhadap pembeli
ü  Melayani pembeli secara terhormat
v  Pelayanan pelanggan dengan sikap menghargai
ü  Tutur bahasa baik, disertai senyum ramah
ü  Sikap sopan santun
ü  Melayani dengan memuaskan
ü  Mendengarkan saran, pendapat dan kritikan pembeli
ü  Mendengar dan mencatat setiap pesanan pembeli
ü  Mengusahakan untuk memenuhi kebutuhan pembeli
ü  Bersikap konsisten dalam melayani pembeli
b.      Konsep attention
Bentuk-bentuk pelayanan berdasarkan konsep attention adalah sebagai berikut.
v  Mendengarkan dan memahami kebutuhan pelanggan
ü  Mendengarkan tutur kata pembeli mengenai kebutuhannya
ü  Mencatat dengan cermat yang dibutuhkan pembeli
ü  Berusaha memahami semua kebutuhan pembeli
ü  Berusaha mewujudkan kebutuhan pembeli dengan cepat
v  Mengamati perilaku pelanggan
Ketika sedang mendengarkan dan memahami kebutuhan pelanggan, penjual harus mengadakan pengamatan terhadap segala perilaku    pelanggan dalam hal berikut ini.
ü  Body language
ü  Body movement
ü  Motive pembeli
v  Mencurahkan perhatian penuh pada pelanggan
ü  Mendengarkan dan mencatat kebutuhan pembeli
ü  Menjelaskan kembali setiap pesanan
ü  Memberikan dan mengajukan saran dan perhatian penuh kepada pembeli
ü  Memberikan dan mengajukan saran dan perhatian penuh kepada pembeli
ü  Menghargai setiap pendapat dan saran yag diajukan pembeli
ü  Memenuhi kebutuhan pelanggan akan barang dan jasa yang dipesannya.
c.       Konsep Action
v  Pencatatan pesanan adalah sebagai berikut
ü  Memberi kemudahan kepada pembeli/pelanggan
ü  Mempercepat pelayanan
ü  Menghindari kesalahan sekecil mungkin
ü  Memudahkan dalam pencarian dan pengambilan barang
v  Pencatatan kebutuhan pelanggan
Untuk memberikan pelayanan yag baik, sebaiknya pelayanan atau penjual mendengarkan memahami kebutuhan para pelanggan para pelanggan dan membuat daftar kebutuhan dengan mengelompokkan sesuai dengan kegunaan, merek, ukuran, dan jenis pesanan.
v  Penegasan kembali kebutuhan pelanggan
ü  Barang yang telah dicatat, ditegaskan kembali agar tidak terjadi kesalahan pelayanan.
ü  Menanyakan penggunaan alat pembungkusan barang
ü  Menanyakan cara pengiriman barang yang dikehendaki pembeli
ü  Menegaskan cara pembayaran (cash, credit, dengan cek)
v  Mewujudkan kebutuhan pelanggan
v  Menyatakan terimakasih dengan harapan pelanggan kembali
Hal-hal yang dapat dilakukan dengan harapan pelanggan kembali untuk membeli barang jasa diataranya adalah sebagai berikut:
ü  Pernyataan terimakasih kepada setiap pelangga
ü  Pemberian bonus kepada pelanggan yang membeli dalam jumlah besar
ü  Pemberian potongan harga
ü  Pemberian hadiah pada waktu-waktu tertentu kepada pelanggan.

Ciri-ciri pelayanan prima antara lain :
1.    Penampilan yang baik dan rapi
2.    Sikap Ramah
3.    Antusiasme (gairah kerja dan sikap selalu siap untuk melayani )
4.    Tenang dalam bekerja
5.    Tidak sombong karena merasa dibutuhkan
6.    Menguasai pekerjaan
7.    Mampu berkomunikasi dengan baik
8.    Mampu menangani keluhan secara professional
Standar  dan prinsip pelayanan prima
            Standar Pelayanan : Tolok ukur yang digunakan sebagai rujukan mutu pelayanan yang akan diberikan/dijanjikan kepada pelanggan/orang lain/masyarakat.
Prinsip Pelayanan Prima :
         Fokus pada pelanggan
         Pelayanan nurani
         Perbaikan berkelanjutan
         Pemberdayaan pelanggan
Kunci Sukses Dalam Pelayanan :
1.      Menciptakan produk dan layanan yang excellent (ExcellentProduct).
2.      Perlunya sistem penyerahan yang hebat agar produk sampai di pelanggan tepat waktu (Excellent Delivery Systems).
3.      Menarik dan memelihara staff yang hebat dengan pola pikir pelayanan  terbaik (Excellent Service Mindset).
4.      Membangun hubungan jangka panjang dengan pelanggan (Excellent Relationships).

C.     Faktor yang Mempengaruhi Kepribadian
1.      Faktor Biologis
Seorang ahli bernama Mendel mengemukakan bahwa ada sifat menurun yang dibawa oleh faktor penentu (gen) yang berasal dari orang tuanya kepada anaknya, seperti mempunyai dua tangan, panca indera, kelenjar seks, golongan darah, bentuk mata dan otak yang rumit. Persamaan biologis ini membantu menjelaskan beberapa persamaan dalam kepribadian dan perilaku semua orang.
Setiap warisan biologis seserang juga bersifat unik, yang berarti, bahwa tidak seorang pun (kecuali anak kembar) yang mempunyai karakteristik fisik yang hampir sama. 
2.      Faktor  Geografis
Meliputi iklim dan bentuk muka bumi atau topografi setempat, serta sumber-sumber alam, Faktor lingkungan fisik (geografis) ini mempengaruhi lahirnya budaya yang berbeda pada masing-masing masyarakat.
3.      Kebudayaan 
Setiap kebudayaan memiliki ciri khas masing - masing. Perbedaan ciri khas kebudayaan tersebut dapat memengaruhi kepribadian seseorang, misalnya antara masyarakat desa dan masyarakat kota tentu akan memiliki banyak perbedaan
4.       Pengalaman Kelompok 
Sangat jelas sekali bahwa anggota kelompok yang lain mempunyai pengaruh yang penting bagi kepribadian individu. Adapun kelompok tersebut dapat dibedakan menjadi 2 yaitu:
  • Kelompok acuan (Reference Group)
Merupakan kelompok yang diterima sebagai panutan atau model untuk penilaian atau tindakan seseorang. Pembentukan kepribadian seseorang sangat ditentukan oleh pola hubungan dengan kelompok referensinya di tahun-tahun pertama yaitu dalam lingkungan keluarga. Dan seiring perkembangannya maka kelompok referensinya juga berkembang dan berpencar sesuai dengan keinginannya.
  • Kelompok majemuk
Hal ini timbul karena mengingat kompleksnya sebuah masyarakat. Sesuatu yang harus ditegakkan dapat saja dianggap tidak perlu oleh anggota masyarakat lainnya. Dalam keadaan seperti ini maka seseorang harus berusaha dengan keras untuk mempertahankan haknya untuk menentukan sendiri apa yang dianggapnya baik dan bermanfaat bagi diri dan kepribadiannya sehingga tidak terhanyut dalam arus perbedaan dalam kelompok majemuk tempat tinggalnya.
5.      Pengalaman yang Unik
Dalam hidupnya seorang individu akan mempunyai pengalaman sendiri-sendiri. Pengalaman tersebut sebagai hasil interaksinya dengan lingkungan baik dengan lingkungan keluarga, masyarakat, sekolah, kantor dll. Antara individu yang satu dengan yang lainnya memiliki pengalaman yang tidaksama. Dengan demikian, pengalaman tersebut akan membentuk sebuah kepribadian unik seseorang. 
Konsep kepribadian
Konsep pengembangan pribadi perlu dijalankan oleh siapa saja yang bekerja di pusat-pusat pelayanan informasi untuk membentuk pribadi yang unggul. Konsep pengembanagan pribadi diperkenalkan oleh John Robert Power. Melalui konsep POWER dikembangkan kombinasi nature dan nurture yang tepat.
Tujuannya adalah agar kita dapat menggali potensi-potensi yang ada dalam diri kita secara optimal dan memberikan patokan dasar yang bisa kita gunakan untuk mengembangkan diri lebih jauh serta untuk mempelajari sikap-sikap positif guna mendukung pelaksanaan peran kita sebagai individu dan makhluk sosial. Untuk mencapai pengembangan diri yang optimal, kita memerlukan unsur-unsur pendukung sebagai berikut:
a.       Upaya pengenalan diri,
b.      Pemerolehan umpan balik,
c.       Upaya pembentukan sikap,
d.      Pengembangan kepribadian yang kuat, dan
e.       Komunikasi yang efektif.
Selanjutnya, konsep POWER mengatakan bahwa pribadi sosial yang matang, antara lain dapat bersikap sebagai berikut:
P  (Possitive attitudes)
Replacing negative attitudes with possitive onesI ‘mengubah suatu sikap negatif menjadi positif’.
O (Other people)
Increasing your understanding of other people’s attitudes and the ways in which they can be favorably influenced ‘meningkatkan pengertian mengenai sikap orang lain dan cara-cara mempengaruhi mereka tanpa merugikan mereka’.
W (Words)
Sharpening your ability to communicate accurately and dramatically ‘pertajam kemampuan Anda untuk berkomunikasi dengan tepat dan dramatis sehingga orang lain tertarik untuk berinteraksi lebih jauh dengan Anda. Utarakan pendapat Anda dengan bahasa dan mudah dimengerti oleh orang lain’.
E (Expanding your interest in other people and things about you)
Perluas ketertarikan Anda pada orang lain dan segala sesuatu tentang diri Anda karena hal tersebut akan menambah wawasan dan pola pikir kita’.
R (Realize)
As a result of the above, realize more of  your personal goals ’menyadari maksud dan tujuan kita bekerja, yakni memberikan kepuasan pelayanan kepada pelanggan, Anda dapat mencapai tujuan akhir Anda untuk mendapatkan kepuasan kerja dan peningkatan kemampuan atau jenjang karier.

D.    Kepribadian yang Dapat Mempengaruhi Pelayanan Prima
1.        Penampilan diri dalam bekerja
Menurut Maltz (1996:3), citra diri adalah konsepsi Anda sendiri mengenai orang seperti apa diri Anda. Penampilan adalah bentuk citra diri yang terpancar dari diri seseorang dan merupakan sarana komunikasi antara kita dengan orang lain. Berpenampilan menarik adalah salah satu kunci sukses dalam bekerja, terutama pekerjaan yang berhubungan dengan orang lain. Orang lain akan merasa nyaman, betah dan senang jika penampilan diri kita enak dipandang. Kesehatan tubuh sangat mempengaruhi penampilan kita dalam bekerja.
Jennifer Schoon (1996:29) mengatakan bahwa penampilan secara keseluruhan (total look) menentukan menarik tidaknya seseorang. Pada era 1990-an, konsep kecantikan dan ketampanan mengacu pada satu kata penting, yaitu energi. Energi inilah yang jauh lebih penting daripada sekedar canti dan tampan secara alamiah. Jika dapat mewujudkan energi ini dalam kehidupan sehari-hari, kita akan tampak lebih hidup dan menarik dan hasil kerja kita juga akan lebih baik. Banyak persyaratan yang dapat membuat kita tampil sempurna di hadapan pelanggan, antara lain sebagai berikut:
1)      Faktor kesehatan tubuh,
2)      Perawatan anggota tubuh,
3)      Busana kerja dan aksesori.
Penampilan diri yang baik, meliputi bagian luar dan dalam, bagian luar antara lain: pakaian, karakter penampilan, perwatakan wajah, komunikasi, serta ‘Body Langguage’. Bagian dalam antara lain: nilai pribadi, mengutamakan penggunna/pemustaka, nilai kepimpinan, nilai profesionalisme, nilai produktiviti/kualaiti, serta nilai keagamaan.
Penampilan seseorang sangat mempengaruhi penilaian orang lain terhadap orang tersebut sebelum berinteraksi lebih jauh. Keuntungan berpenampilan baik, diantaranya: lebih profesional, lebih percaya diri, menanamkan keyakinan dan kepercayaan terdahap orang lain.
Hal-hal yang perlu diperhatikan seseorang dalam berpenampilan, seperti berikut ini:
ü  Kebersihan diri
ü  Tata rias rambut
ü  Tata rias wajah
ü  Tata rias busana dan perlengkapannya

Ø  Kebersihan diri, meliputi:
o   Kuku: bersih, tidak panjang, dan sehat.
o   Bau badan: jaga kebersihan badan dengan baik agar tidak menimbulkan bau yang kurang enak.
o   Bau mulut: sikat gigi dan kumur-kumur setiap habis makan.
o   Kaos kaki pria dan wanita:
§  Hindari kaos kaki yang sudah sobek
§  Hindari pemakaian kaos kaki yang karetnya sudah kendur
o   Sepatu disemir dan dijaga kebersihannya
o   Baju
§  Perhatikan kebersihan krah dan pergelangan tangan
§  Hindari pemakaian baju yang sudah berbau keringat
o   Jagalah kebersihan rambut bagi pria
o   Jilbab: bersih rapi dan tidak bau
o   Perhiasan: gunakan perhiasan seperlunya dengan bentuk sederhana dan serasi.
Ø  Tata rias rambut, meliputi:
o   Tatanan rambut harus tersisir rapi
o   Model rambut tidak menutupi wajah atau kening
Ø  Tata rias wajah, meliputi:
o   Wanita: riasan natural/tidak menyolok
o   Pria: wajah bersih dan segar, kumis terpelihara rapi, panjang kumis sebaiknya tidak melebihi tepi bibir bagian atas, dan juga sebaiknya tidak memelihara janggut dan jambang
Ø  Tata rias busana dan perlengkapannya,meliputi:
o   Busana wanita:
§  Warna-warna netral atau arah gelap
§  Hindari warna-warna menyolok/menyilaukan mata
§  Model formil/ semi formil lengan panjang
§  Rok/celana panjang terbuat dari bahan bukan jeans atau kaos
§  Jilbab yang sopan tidak transparan
o   Busana pria:
§  Polos warna lembut atau putih (hindari warna-warna menyala)
§  Bermotif (garis-garis, kotak-kotak, batik dan lain-lain)
§  Kemeja lengan panjang atau pendek
§  Celana panjang dan diserasikan dengan kemeja.
2.      Komunikasi efektif
Seseorang yang bekerja di bidang pelayanan diharapkan menguasai teknik komunikasi yang sederhana, tetapi efektif, yang akan menimbulkan saling pengertian dan saling menguntungkan (simbiosis mutualisme) antara kedua belah pihak. Berikut beberapa definisi komunikasi yang dikemukakan oleh para ahli.
a.       Komaruddin (1994:138) menyatakan bahwa komunikasi adalah penyampaian pikiran, informasi, peraturan, atau instruksi dengan suatu cara tertentu hingga si penerima mengerti sepenuhnya.
b.      Robbins (1993:325) menyatakan bahwa communication is the transference and understanding of meaning ‘ komunikasi adalah pemindahan dan pengertian suatu maksud’.
c.       Murphy (1957:5) mengatakan bahwa communication is the whole process used in reaching other minds ‘ komunikasi adalah keseluruhan proses yang diperlukan untuk mencapai pikiran-pikiran orang lain’.
d.      Harwood (1953:74) menyatakan bahwa communication is more technically defined as a process for conduction the memories ‘ secara teknis komunikasi didefinisikan sebagai proses pemindahan ingatan-ingatan.
Dari beberapa definisi tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa komunikasi adalah proses pemindahan/penyampaian warta/berita/informasi yang mengandung arti dari satu pihak (seseorang atau tempat) kepada pihak lain dalam upaya mencapai saling pengertian. Definisi ini memberikan pengertian yang sangat luas karena tidak hanya menitikberatkan pada aspek manusianya. Dalam berkomunikasi yang saling penting adalah terjadinya hubungan yang serasi dan selaras serta harmonis, disertai saling pengertian.
Banyak teori dipaparkan mengenai definisi komunikasi, tetapi yang penting adalah bagaimana mempraktikkannya dalam pekerjaan sehari-hari. Dalam berkomunikasi dengan orang lain sebaiknya kita mulai belajar mengenai moodorang yang kita ajak berkomunikasi. Selain itu, kita juga perlu memiliki keahlian berkomunikasi, bersikap jujur, tidak pandang bulu, mau mendengar orang lain, tidak hanya membicarakan diri sendiri, dan mau mengakui kekurangan diri sendiri. Kunci komunikasi efektif adalah mencoba mengerti dan melakukan tindakan untuk memuaskan keinginan pelanggan.
3.      Etika pergaulan
Dapat diartikan sebagai tata pergaulan atau aturan-aturan yang berkaitan dengan norma perilaku disekitarnya, yang membuat disukai atau tidak disukai oleh lingkungan sekitarnya. Perkembangan kemampuan dalam melayani seseorang di dalam dunia pelayanan jasa tidak tumbuh begitu saja, tetapi melalui sebuah proses yang diupayakan. Dunia pelayanan bukan dunia hamba sahaya, melainkan dunia tempat seseorang bekerja secara profesional dalam melayani manusia lainnya sesuai dengan bidang kerjanya. Akan tetapi, bagaimana ia dapat mewujudkan segala potensi yang ada dalam dirinya menjadi kenyataaan, tergantung pada sikap dan kepribadiaannya.


BAB III
PENUTUP

Kepribadian memiliki peran yang sangat penting. Kepribadian harus kita bentuk dan bina sejak dini juga agar membentuk kepribadian yang baik. Kepribadian yang dipengaruhi oleh beberpa faktor. Dengan kepribadian yang baik berdampak pada keprofesionalisme kerja kita, jika didasari pengabdian yang tulus. Dengan mempunyai kepribadian yang prima, seperti berdedikasi dengan mencintai pekerjaan, berlaku loyal dan berusaha meningkatkan produktivitas dan juga membangun citra diri. Salah satu cara menerapkan manajemen perusahaan tersebut dengan benar dan baik dalam bentuk, design, kecepatan dan ketepatan dalam melayani.




DAFTAR PUSTAKA

Abdulllah, Amin. 2003. Dasar-dasar Ilmu Perpustakaan dan  Informasi.Yogyakarta: Jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Adab IAIN Sunan Kalijaga.




Tidak ada komentar:

Posting Komentar

Materi Customer Service Tentang Kepribadian

BAB I PENDAHULUAN A.      Latar Belakang Dalam dunia pekerjaan pelayanan yang diberikan seorang petugas sangatlah penting dalam men...