BAB
I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Dewasa ini semua tempat
pelayanan kesehatan baik itu rumah sakit, puskesmas, maupun klinik wajib
mengadakan pelayanan rekam medis guna meningkatkan mutu pelayanan kesehatan yang berdasarkan dengan
Permenkes No. 749a/1989 tentang Rekam Medis,. Rekam medis merupakan
sarana yang sangat penting dalam sebuah pelayanan kesehatan karena rekam medis
berfungsi sebagai sumber informasi dan acuan baik mengenai data sosial, data
medis, hingga segala tindakan pengobatan yang diberikan kepada pasien.
Rekam medis
adalah sebuah berkas mengenai data sosial, data medis, maupun data yang berisi
informasi mengenai segala tindakan dan segala keadaan pasien di masa lalu
maupun di masa sekarang. Karena sebuah rekam medis berisi berkas keadaan pasien
maka berkas tersebut harus dikelola dengan baik agar dapat terasakan
manfaatnya. Jadi, pengertian rekam medis bukan hanya sebuah kegiatan pencatatan
namun juga berbagai kegiatan mulai dari penerimaan pasien hingga pengambilan
kembali maupun pemusnahan.
Pada makalah
ini penulis akan membahas mengenai kegiatan rekam medis khusunya kegiatan
penyimpanan. Secara umum berbagai kegiatan tersebut
masuk ke dalam kegiatan pengelolaan berkas atau dokumen
dan pengarsipan, artinya upaya mengelola rekam medis agar isinya lengkap, mudah
disimpan, dan mudah diambil kembali jika dibutuhkan.
B. Rumusan Masalah
1. Bagaimana sistem penyimpanan rekam
medis ditinjau dari pemusatan atau penyatuan dokumen rekam medis?
2. Apa tujuan dari penyimpanan rekam
medis?
3. Bagaimana sistem penomoran dalam
rekam medis?
4. Bagaimana
sistem penjajaran dari rekam medis?
5.
Apa
kelebihan dan kekurangan dari masing-masing sistem penyimpanan rekam medis?
6. Bagaimana
pengendalian dokumen rekam medis yang telah disimpan?
C. Tujuan
1. Untuk
mengetahui bagaimana penyimpanan rekam medis yang benar.
2. Untuk
mengetahui tujuan dari penyimpnan rekm medis.
3. Untuk
mengetahui apa saja sistem penyimpanan rekam medis dan untuk mengetahui
masing-masing kelebihan dan kekurangan dari setiap sistem penyimpanan yang
digunakan.
4. Untuk
mengetahui cara pengendalian dokumen rekam medis yang telah disimpan.
BAB II
PEMBAHASAN
Sehubungan dengan dokumen rekam medis berisi data individual
yang bersifat rahasia, maka setiap lembar formulir dokumen rekam medis harus
dilindungi dengan cara dimasukan ke dalam folder atau map sehingga setiap
folder berisi data dan informasi hasil pelayanan yang diperoleh pasien secara
individu. Untuk kepentingan penyimpanan, folder dokumen rekam medis tidak sama
dengan folder atau map pada umumnya. Pada dokumen rekam medis memiliki ‘lidah’
yang digunakan untuk menulis nomor rekam medis dan menempelkan kode warnanya.
Ketika folder disimpan, ‘lidah’ tersebut ditonjolkan keluar sehingga akan
tampak nomor rekam medis kode warna diantara folder-folder dokumen rekam medis.
Penyimpanan dokumen rekam medis bertujuan untuk:
1. Mempermudah dan mempercepat
ditemukan kembali dokumen rekam medis yang disimpan di rak filing.
2. Mudah mengambil dari tempat
penyimpanan.
3. Mudah pengembaliannya.
4. Melindungi dokumen rekam medis dari
bahaya pencurian, kerusakan fisik, kimiawi dan biologi.
Syarat dokumen rekam medis dapat disimpan yaitu apabila
pengisian data hasil pelayanan pada lembar formulir rekam medis telah terisi
dengan lengkap dan telah dirakit sedemikian rupa sehingga riwayat penyakit seorang
pasien urut secara kronologis.
A.
Penyimpanan
Rekam Medis
Ditinjau dari pemusatan atau
penyatuan dokumen rekam medis, maka cara penyimpanannya dibagi menjadi 3 cara
yaitu:
- Sentralisasi
Sistem
penyimpanan dokumen rekam medis secara sentral yaitu suatu sistem penyimpanan
dengan cara menyatukan formulir-formulir rekam medis milik seorang pasien
kedalam satu folder.
Kelebihan cara ini yaitu:
·
Data
dan informasi hasil-hasil pelayanan dapat berkesinambungan karena menyatu dalam
satu folder sehingga riwayatnya dapat dibaca seluruhnya.
·
Mengurangi
terjadinya duplikasi dalam pemeliharaan dan penyimpanan rekam medis.
·
Mengurangi
jumlah biaya yang dapat dipergunakan untuk peralatan dan ruangan.
·
Tata
kerja dan peraturan mengenai kegiatan pencatatan medis mudah distandarisasi.
·
Memungkinkan
peningkatan efisiensi kerja petugas penyimpanan karena dokumen rekam medis
milik seorang pasien berada dalam satu folder.
·
Mudah
menerapkan sistem unit.
Kekurangan
sistem sentralisasi ini yaitu:
·
Petugas
menjadi lebih sibuk karena harus menangani unit rawat jalan dan unit rawat
inap.
·
Filing (tempat penyimpanan) dokumen rekam
medis harus jaga 24 jam karena sewaktu-waktu diperlukan untuk pelayanan di UGD
yang buka 24 jam.
·
Tempat
penerimaan pasien harus bertugas selama 24 jam, karena KIUP akan digunakan
sewaktu-waktu bila pasien datang tidak membawa KIB, padahal KIUP tersimpan di
TPPRJ.
- Desentralisasi
Sistem
penyimpanan dokumen rekam medis secara desentralisasi yaitu suatu sistem
penyimpanan dengan cara memisahkan milik seorang pasien antara dokumen rekam
medis rawat jalan, dokumen rekam medis gawat darurat dan rawat inap pada folder
tersendiri dan atau ruang atau tempat tersendiri.
Kelebihan sistem penyimpanan ini yaitu:
·
Efisiensi
waktu, sehingga pasien mendapat pelayanan lebih cepat.
·
Beban
kerja yang dilaksanakan petugas lebih ringan.
·
Rawat
jalan dekat dengan poliklinik tujuan.
Kekurangan sistem
penyimpanan ini yaitu:
·
Terjadi
duplikasi dalam pembuatan rekam medis.
·
Biaya
yang diperlukan untuk peralatan dan ruangan lebih banyak.
- Satelit
Sistem
penyimpanan satelit adalah sistem penyimpanan dengan cara menggabungkan sistem
sentralisasi dan desentralisasi. Sistem ini hanya berfungsi pada rumah sakit
yang sudah menggunakan komputerisasi. Kelebihan menggunakan sistem ini adalah
pengambilan dan pencarian data lebih cepat, sedangkan kelemahannya adalah
sekuritas data masih dipertanyakan.
Dari
ketiga sistem penyimpanan cara sentralisasi lebih baik. Tetapi pelaksanaannya
sangat tergantung pada situasi dan kondisi masing-masing rumah sakit:
o
Karena
terbatasnya tenaga kerja yang terampil.
o
Kemampuan
dana rumah sakit.
B.
Sistem
Penomoran
Sistem penomoran rekam medis sangat
berperan penting dalam memudahkan pencarian berkas atau dokumen rekam
medis apabila pasien kemudian datang kembali berobat di sarana-sarana pelayanan kesehatan serta
untuk kesinambungan informasi, dengan menggunakan sistem penomoran maka informasi-informasi
dapat secara berurut dan meminimalkan informasi yang hilang. Pemberian
nomor kepada pasien saat pasien berkunjung pertama kali dan digunakan
seteruskan di tempat pelayanan kesehatan. Ada tiga sistem pemberian nomor
yaitu:
a.
Pemberian Nomor
Cara Seri (Serial Numbering System)
Merupakan suatu
sistem penomoran dimana setiap pasien yang berkunjung di puskesmas atau sarana
pelayanan kesehatan akan mendapatkan nomor baru.
Keuntungan
dengan menggunakan sistem ini :
·
Petugas rekam medis lebih mudah dalam memberikan nomor
kepada pasien.
·
Petugas rekam medis lebih cepat dalam
memberi pelayanan kepada pasien.
Kerugian dengan
menggunakan sistem ini :
·
Membutuhkan waktu lama dalam pencarian
Dokumen Rekam Medis lama, karena satu pasien dapat memperoleh lebih
dari satu nomor.
·
Informasi pelayanan klinik menjadi
tidak berkesinambungan.
b.
Pemberian Nomor
Secara Unit (Unit Numbering System)
Pemberian nomor secara unit dibagi
menjadi dua yaitu :
1. Sosial Security Numbering System yaitu Pemberian
satu nomor rekam medis kepada satu pasien dan nomor rekam medis
tersebut digunakan untuk kunjungan berikutnya.
2. Family Numbering System yaitu Pemberian satu nomor rekam
medis yang digunakan untuk seluruh anggota keluarga dan nomor
rekam medis tersebut digunakan untuk kunjungan berikutnya.
Keuntungan
dengan menggunakan sistem ini :
§ Informasi
klinis dapat berkesinambungan karena semua data dan informasi mengenai pasien
pelayanan berada dalam satu folder.
·
Setiap pasien hanya mempunyai satu
kartu berobat yang digunakan oleh seluruh keluarga pada sarana pelayanan
Puskesmas.
·
Secara
tepat memberikan kepada RS/staf medis atau gambara yan lengkap mengenai riwayat
penyakit pasien dan pengobatan seorang penderita.
·
Menghilangkan
kerepotan mencari/mengumpulkan RM seorang penderiata yang terpisah-pisah dalam
satu seri.
·
Menghilangkan
kerepotan mengambil RM lama, untuk disimpan ke nomor baru dalam sistem seri
unit.
Kerugian dengan
menggunakan sistem ini adalah
pelayanan pasien kunjungan ulang memerlukan waktu yang cukup lama.
c.
Pemberian Nomor
Cara Seri Unit ( Serial Unit Numbering Sistem)
Pemberian nomor dengan cara ini menggabungkan sistem seri dan unit. Dimana
setiap pasien datang berkunjung ke Puskesmas diberikan nomor baru tetapi dokumen
Rekam Medis terdahulu digabungkan dan disimpan jadi satu di bawah nomor
yang baru.
Kelebihan menggunakan sistem ini adalah
pelayanan menjadi lebih cepat karena tidak memilih antara baru atau
pasien lama, semua pasien yang datang dianggap pasien baru.
Kekurangan dengan menggunakan sistem ini yaituPetugas menjadi
lebih repot setelah selesai pelayanan dan informasi yang diberikan kepada
pasien tidak berkesinambungan.
C.
Sistem
Penjajaran
Dokumen rekam medis yang disimpan di
dalam rak penyimpanan disusun berdiri sejajar satu dengan yang lainnya. Ada 3
sistem penjajaran dokumen rekam medis yaitu :
1.
Straight Numerical ( Urut Langsung
)
Pada
system ini RM akan di simpan urut seri nomor sebagai berikut:
Bagian
1 = Digit PRIMER (2 angka paling kanan
)
Bagian
2 = Digit SEKUNDER ( 2 angka di
bagian tengah )
Bagian
3 = Digit TERSIER ( 2 atau
lebih angka tepi kiri )
10 - 82 - 64
Primer Sekunder Tersier
( 1 ) ( 2 ) ( 3 )
Contoh 1 : contoh
2 :
10-82-96 10-99-96
10-82-97 10-99-97
10-82-98 10-99-98
10-82-99 10-99-99
10-83-00 10-00-00
10-83-01 10-00-01
Keuntungan
:
-
Petugas biasa dengan cara ini dan mudah
di latih
-
Mudah retriev untuk keperluan riset urut
waktu
-
Mudah memilah RM Inaktif
Kekurangan
:
-
Mudah misfile
-
Mudah salah menstranskrip nomor
Misalnya : BILA SALAH TULIS (
CONTOH 1 DITULIS 7 )
-
Mudah untuk stranspose bila nomor
tertulis terbalik ( missal : 19435 tertulis 19453 )
-
Nomor yang besar adalah nomor terbaru
sehingga file aktif akan terkumpul padat pada lokasi file yang sama.
-
Sulit mempekerjakan dan membagi kepada
banyak petugas karena akan berdesakan pada lokasi yang sama.
2.
System Terminal Digit Filing (
Sistem Angka Akhir )
Pada
TDF suatu angka akan di bagi menjadi 3 bagian :
98 - 20 - 94
Tersier
Sekunder Primer
(
3 ) ( 2 ) ( 1 )
Contoh 1 : Contoh
2 :
98-20-94 98-99-94
99-20-94 99-99-94
00-20-94 00-00-95
01-21-94 01-00-95
02-21-94 02-00-95
03-21-94 03-00-95
Keuntungan
:
-
RM akan tersebar di 100 seksi secara
merata
-
Tidak akan terjadi kongesti petugas pada
waktu kerja
-
Kepada petugas bisa di tentukan seksi
yang menjadi tanggungjawabnya
-
Pekerjaan akan tersebar rata di antara
petugas
-
Misfile akan terkurangi ( apalagi bila
kode wana )
Kerugian
:
-
Memerlukan tempat / ruang yang lebih
besar
3.
System Angka Tengah ( Middle Digit
)
Hamper
sama dengan TDF hanya pada Metode ini yang di sebut primer adalah kelompok
angka tengah, sekunder adalah kirinya dan paling kanan adalah kelompok angka
tersier.
15 - 20 - 12
Sekunder
Primer Tersier
( 2 ) (
1 ) ( 3 )
Contoh
1: Contoh
2:
10-82-96 99-82-96
10-82-97 99-82-97
10-82-98
99-82-98
10-82-99 99-82-99
11-82-00 00-83-00
11-82-01 00-83-01
Keuntungan
:
-
Konversi dari straight numerical lebih
mudah
-
RM dapat di transfer dengan blok ( seksi
) terdiri dari 100
Kerugian
:
-
Sulit di plajari dari pada TDF dan SN
-
Tidak ada distribusi petugas secara
merata
-
Banyak blok akan lowong karena di pindah
ke file Inaktif
-
Tidak bias di pakai bila nomor terdiri
lebih dari 6 angka
D.
Pengendalian
dokumen rekam medis yang telah disimpan.
Dokumen rekam medis yang telah disimpan selalu akan digunakan kembali untuk
keprluan pelayanan, pelatihan dan lain-lain. Agar dokumen rekam medis yang
keluar dari rak filing tersebut dapat dikendalikan sehingga
mudah diketahui keberadaan dan penggunaannya, maka setiap pengambilan dokumen
rekam medis harus disisipi tracer.
Tracer atau kartu petunjuk yaitu kartu yang digunakan untuk
mengganti dokumen rekam medis yang diambil untuk digunakan berbagai keperluan.
Setiap dokumen rekam medis akan diambil, maka pada tracer harus
dicatat:
1. Nomor rekam medis dan nama pasien
yang bersangkutan
2. Tanggal pengambilan
3. Digunakan oleh siapa
4. Digunakan untuk apa
5. Dan dimana (unit pelayanan apa)
Tracer selain bermanfaat sebagai petunjuk keberadaan dokumen rekam
medis, bermanfaat pula untuk menhitung tingkat penggunaan dokumen
rekam medis per periode waktu (misalnya perbulan). Cara menghitungnya dengan
menggunakan rumus:
Selain tingkat penggunaan dokumen rekam mdis secara umum
tersebut, dapat pula dihitung tingkat penggunaan berdasarkan tujuan penggunaan
atau unit penggunaan dengan cara yang sama. Tingkat penggunaan dokumen rekam medis
tersebut bermanfaat untuk mengukur aktifitas filing yang digunakan untuk
perencanaan tenaga dan sarana penyimpanan dokumen rekam medis.
BAB III
PENUTUP
Kesimpulan:
·
Penyimpanan rekam medis merupakan
kegiatan pengelolaan terhadap rekam medis pasien yang sangat penting untuk
menjaga kerahasiaan dokumen yang ada di dalamnya. Penyimpanan berkas rekam
medis bertujuan untuk mempermudah
dan mempercepat ditemukan kembali dokumen rekam medis yang disimpan di
rak filing apabila berkas tersebut akan dipergunakan kembali.
- Ada tiga cara penyimpanan rekam
medis apabila ditinjau dari pemusatan atau penyatuan dokumen rekam medis
yaitu sentralisasi, desentralisai dan satelit.
·
Sistem
penyimpanan berkas rekam medis yang paling efektif digunakan di rumah sakit
yaitu menggunakan sistem penomoran.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar