Sekretaris yang Efektif dan Efisien

SEKRETARIS YANG BEEKERTA EFEKTIF DAN EFISIEN

A.    PENGERTIAN SEKRETARIS

Sekretaris Profesional:

Orang yang  bertugas membantu pimpinan dengan basis pengetahuan yang luas dan ketrampilan .

Syarat Sekretaris:

·         Ahli di bidangnya

·         Bekerja secara optimal

·         Tidak pernah setengah-setengah dlm menyelesaikan pekerjaan.

·         Mampu membedakan kepentingan pribadi dan kepentingan perusahaan / organisasi

B.     TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB SEKRETARIS

Menurut H DONALD

Tergantung besar/kecilnya orang atau perusahaan.

·         Perbedaan antara Sekretaris dengan Personal Assistant

Tanggungjawab :

PA (personal assistant)  - satu orang

Sekretaris - perusahaan secara umum

Tugas Sekretaris :

-          Tugas Rutin

-          Tugas Khusus

-          Tugas  Istimewa

-          Tugas Sosial

-          Tugas Reseptionis

-          Tugas Insidentil

-          Tugas Pertemuan Bisnis

-          Tugas Keuangan

Keterangan :

Tugas Rutin:

Mengelola surat - menyurat, arsip, menerima perintah, tamu, telpon mengatur jadwal kegiatan pimpinan

Tugas Khusus:

Tugas yang diperintahkan langsung oleh pimpinan dengan penyelesaian khusus karena kepercayaan mampu menyimpan rahasia.

Tugas yang menyangkut keperluan pimpinan

Tugas Istimewa:

1.      Pengaturan perlengkapan yang dipakai

2.      Penghubung untuk meneruskan kepada relasi

3.      Mewakili menerima sumbangan /dana

4.      Mengingatkan pimpinan tentang kewajiban pembayaran iuran

5.      Memeriksa hasil pengumpulan dana uang muka dari instansi yang diberikan sebagai dana kesejahteraan,

6.      Menghadiri rapat dinas

7.      Pemeriksaan alat –alat kantor

Tugas Sosial:

Kerumahtanggan Mengatur penyelenggaraan pertemuan

Tugas Keuangan / Petty Cash:

Menangani urusan keu pimpinan di Bank

Membayar pajak,sumbangan atas nama prhs.

Menyimpan catatan pengeluaran dana untuk keperluan sehari-hari

Tugas Resepsionis:

§  Menerima, menjawab telpon, pesan

§  Menerima tamu yang akan bertemu dgn pimpinan

§  Mengatur acara kerja sehari-hari pimpinan

Tugas Insidentil:

§ Menyiapkan agenda rapat, buat laporan, pidato, pernyataan pimpinan

§ Membuat ikhtisar berita yang ada kaitannya dengan pimpinan

§ Mengoreksi bahan-bahan cetakan /naskah dinas

Tugas Pertemuan Bisnis:

Menerima/memberi informasi

Menyimak kembali kemajuan prhs/ organisasi

Memecahkan masalah – menciptakan yg baru

Tugas Pokok Fungsi Sekretariat Rsj Grhasia :

•         Tata Usaha Humas

•         Perencanaan Rs

•         Penganggaran Rs

•         Rumah Tangga

•         S I M R S

•         Kepegawaian

•         Pengelolaan Keuangan

•         Kerjasama 

TANGGUNG JAWAB  SEKRETARIS

Tanggung Jawab Personal :

Tangung jawab terhadap performance diri sendiri untuk lebih berkualitas.

§  Mempermudah/memperlancar tugas pimpinan

§  Mendukung kelancaran alur kerja

§  Memberikan peluang untuk fokus pada hal-hal strategis dan berdampak panjang.

§  Memberi masukan untuk perbaikan perusahaan.

Tanggung Jawab Internal:

Tanggung jawab terhadap upaya pencapaian kinerja kantor dan pengaruhnya thd kinerja org.

§  Mengelola sumber daya kantor

§  Menciptakan suasana kerja (fisik & mental) yg mendukung kelancaran kerja.

§  Mendukung menciptaan budaya kerja yg positif

§  Membantu menciptakan kelompok informal positif di ling kerja

§  Mengelola staf untuk meningkatkan effisiensi dan efektifitas kerja

Jejaring  ( Networking responsibility):

Dalam rangkn  meluaskan wawasan dan jejaring perusahaan

•      Mengatur dan mengawasi acara-acara formal dalam mengembangkan citra perusahaan

•      Mempertahankan partisipasi

Pencapaian tujuan organisasi

Tanggung jawab atas berhasilnya perusahaan tempat kerja.

•      Membantu kelancaran tugas-tugas pimpinan sehingga tercapai tujuan yang ditetapkan.

Tanggungjawab hokum :

Sebagai perantara pimpinan dlm transaksi dlm urusan bisnis dgn pihak ke tiga.

Dilarang:

Jual-beli dengan perusahaan demi keuntungan pribadi

Membocorkan rahasia usaha

Berkecimpung dalam suatu usaha saingan

Melampaui wewenang tugas-tugas sekretaris.

Cermat & tepat melaksanakan instruksi

 

C.    KEPREBADIAN SEKRETARIS

Kepribadian Adalah:

Keseluruhan cara  seorang individu bereraksi dan berinteraksi dengan individu yang lain.

Sifat kepribadian:

Malu,,agresif,patuh,malas,ambisius, setia,takut

Tipe Kepribadian : Okki Asokawati

1.      Sanguins populer ; cenderung tidak bisa diam dan aktif

2.      Melankolis yang sempurna: sangat detail, rapi, senang menganalisa suatu masalah.

3.      Koleris yang kuat: : cenderung egois dan mendominasi setiap persoalan dan selalu ingin terlibat paling menonjol.

4.      Pragmatis yang damai: sangat mencintai kedamaian

ASPEK KEPRIBADIAN

1.      Karakter : konsekuen tidaknya dalam mematuhi etika yang berlaku, konsisten. Teguh dalam pendirian.

2.      Tempramen: dispossisi reaktif seseorang atau cepat lambatnya reaksi terhadap rangsanan-rangsangan yang datang dari lingkungan.

3.      Sikap terhadap objek ( orang, benda,peristiwa,norma,dsb) yang bersifat positif, negatif atau ambivalen (ragu-ragu)

4.      Stabilitas emosi: kadar kestabilan reaksi  emosional terhadap rangsangan dan lingkungan.

5.      Responsibilitas: kesiapan untuk menerima resiko secara wajar, cuci tangan atau melarikan diri dari resiko yang dihadapi.

6.      Sosiabilitas : disposisi pribadi yang berkaitan dengan interpersonal.. Disposisi ini tampak dalam sifat pribadi yang  tertutup, terbuka dan kemampuan komunikasi dengan orang lain.

KEPRIBADIAN SEKRETARIS

Kesatuan dari  sari rasa, karsa, cipta, sifat dan watak  seseorang yang tercermin dalam tindakan dan perbuatan seorang sekretaris, sehingga ia menjadi unik, khas, tak ada yang menyamai.

1. Menampilkan citra perusahaan / organisasi
2. Bertanggung jawab
3. Pandai menyimpan rahasia
4. Mengerti teknologi
5. Memiliki etika yang baik:

hakekat yg harus dimiliki , dilaksanakan,       dan dihayati oleh seorang sekretaris. (jujur,setia bertanggungjawab,berdedikasi tinggi,cara berbicara , berpakaian,berbuat     dan bertindak yang diterima baik dilingkungan kerja.

6. Mampu berbicara di depan umum
7. Tahu accounting dan pembukuan

PERSONAL BRANDING

Definisi:

Proses yang menyangkut  skill, kepribadian dan karakteristik unik seseorang  yang terbungkus  menjadi sebuah identitas yang membuatnya lebih dari orang lain.

Tujuan:

Membangun image seseorang demi tercapainya persepsi positif mengenai dirinya

Rumusan membentuk Personal Branding: ABCC

1. Good Appearance
2. Good behaviour
3. Good Character
4. Goog Capability

Ketrampilan Lain :

1. Ketrampilan berkomunikasi
2. Kemampuan mencari, mengintegrasikan, dan memanfaatkan informasi
3. Mampu berfikir, meidentifikasi masalah
4. Mampu bekerjasama daalam kelompok
5. Memiliki human relation skill
6. Mempunyai komitmen pada tugas
7. Senantiasa bersemangat mengembangkan diri

E.     PENGATURAN PERJALANAN DINAS

Pengaturan perjalanan dinas :

• Perencanaan awal

Tanggal, waktu keberangkatan, tempat tujuan pertemuan, penginaapan, siapa saja yang berangkat,

• Penyiapan Tranpartasi

Jenis kendaraan, tiket.

• Penyiapan dokumen

•         SPPD,tiket perjalanan, kode booking penginapan,

•         kuitansi,cek,kartu kredit, asuransi kesehatan

•         Agenda perjalanan

•         Paspor,visa,fiskal

• Penyiapan akomodasi

•         Penginapan – sesuai jenjang

•         Makan, tranport lokal

• Penyiapan biaya

•         Penginapan, tranport lokal,makan

•         Biaya pertemuan,biaya tiket PP

• Pertanggung jawaban

•         SPPD, Kuitansi Penginapan, pembelian tiket

•         Tiket ,bukti penerimaan

•         Laporan perjalanan Dinas

F. PENATAAN ARSIP

Arsip  uu 7/1971: ketentuan pokok pokok kearsipan

•         Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara, badan pemerintah,badan swasta, perorangan dalam bentuk corak  apapun, tunggal maupun jamak

Corak arsip

•         Tektual : Tektual, paper record, human readable record

•         Audio visual :Arsip citra bergerak, gambar statis,arsip rekaman suara

•         Kartografi

•         Kearsitekturan

ARSIP DINAMIS

Kegunaan :

1.      Arsip dinamis digunakan  untuk kepentingan pemerintah dan masyarakat

2.      Pimpinan unit pengolah bertanggungjawab thdp ketersediaan, pengolahan, dan penyajian arsip vital dan arsip aktif

3.      Pimpinan unit kearsipan  bertanggungjawab thdp ketersediaan, pengolahan, dan penyajian arsip  inaktif untuk kepentingan internal dan publik.

Pemberkasan arsip aktif :

ü  Pemberkasan arsip aktif berdasarkan klasifikasi arsip

ü  Pemberkasan arsip yg terkait dengan tupoksi berdasarkan kesamaan kegiatan, sedangkan yang tidak terkait tupoksi berdasarkan masalah atau jenis arsip.

ü  Pemberkasan arsip aktif menghasilkan fisik dan informasi arsip tertata serta tersusunya daftar arsip aktif yg terdiri dari daftar berkas dan daftar isi berkas

ü  Penyimpanan arsip aktif menjadi tanggungjawab unit pengolah

Penataan arsip in aktif

• Penataan, pembuatan daftar arsip dan penyimpanan arsip inaktif menjadi tanggungjawab kepala unit kearsipan
• Penataan arsip inaktif dilakukan berdasarkan asas asal-usul dan asas aturan asli
• Kegiatan penataan arsip inaktif melalui kegiatan ; pengaturan fisik arsip, pengolahan informasi arsip, penyusunan daftar arsip inaktif.

           

Penyusutan arsip :

Kegiatan mengurangi jumlah arsip dengan cara memindahkan,  memusnahkan, dan menyerahkan.

Pemindahan :

•         Arsip inaktif yang retensinya  minimal 10 tahun wajib dipindahkan ke lembaga kearsipan

•         Arsip yang retensinya kurang dari 10 tahun dikelola sendiri oleh SKPD dan dimusnahkan di SKPD

Pemusnahan arsip :

ü  Arsip yang retensinya  kurang dari 10 tahun dimusnahkan oleh SKPD setelah disetujui Gubernur

ü  Arsip yang retensinya lebih dari dari 10 tahun dimusnahkan oleh LKD setelah disetujuan Kepala ANRI

ü  Arsip yang belum ditentukan retensinya dimusnahkan oleh SKPD setelah disetujuan Kepala LKD dan ANRI